Hore

Sprievodca nákupom skartovačov Rexel

Všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste si vybrali ten najlepší skartovač do kancelárie alebo na súkromné využitie.

Hore

Prečo by som si mal/-a kúpiť skartovač?

Či už sa potrebujete zbaviť osobných dokumentov, alebo informácií o klientoch, musíte vždy myslieť predovšetkým na ich ochranu. Tá je prvotným impulzom pre nákup skartovača. Kopec ľudí sa domnieva, že GDPR sa vzťahuje iba na údaje uložené v elektronickej podobe. Tak to však nie je. Pravidlá tejto smernice platia aj pre tlačené dokumenty s údajmi o osobách z EÚ, a s tými preto tiež treba zaobchádzať obzvlášť opatrne.


Náš sprievodca pre firmy aj súkromných spotrebiteľov vám pomôže vybrať ten správny skartovač a ochrániť vás pred krádežou identity aj ďalšími podvodnými aktivitami, ktoré hrozia, ak sa citlivé údaje dostanú do nesprávnych rúk. Pozrite sa na možnosti, ktoré v rámci investície do ochrany údajov doma aj vo firme ponúkajú skartovače Rexel.
Skartovače pomáhajú:

  • Chrániť vaše súkromné aj obchodné dôverné údaje

  • Chrániť údaje o vašich klientoch a zákazníkoch

  • Vyvarovať sa pokút a právnych krokov pri nedodržaní pravidiel GDPR

  • Vyvarovať sa úniku dát a tým aj poškodenia reputácie

 

Čo je možné skartovať?

Mnohí ľudia sa domnievajú, že skartovače sú určené iba na likvidáciu jednotlivých hárkov papiera. Niektoré modely však dokážu spracovať aj dokumenty zošité zošívačkou či spojené kancelárskou sponkou alebo dokonca CD, kreditné karty a diskety.

Hore

DVD/CD

Dokumenty s kancelárskou sponkou

Dokumenty zošité kancelárskou zošívačkou

Diskety

Hore

Skartovače pre firmy

Ak vaša firma investuje do skartovača, budete môcť pokojne spať s vedomím, že bezpečne likvidujete citlivé osobné údaje a dodržujete príslušné zákony.
Firmy bežne likvidujú nasledujúce dokumenty:

  • Informácie o klientoch

  • Informácie o cenovej politike a cenníky

  • Údaje o tržbách

  • Osobné údaje zamestnancov

  • Údaje o záväzkoch a pohľadávkach

Hore

Cenníky

Údaje o tržbách

Osobné údaje zamestnancov

Faktúry

Hore

Aké otázky si potrebujete zodpovedať, kým si kúpite skartovač

Vďaka širokej škále dostupných modelov si skutočne môžete vybrať ten, ktorý vyhovuje vašim potrebám. Aby ste vybrali ten pravý skartovač, nezabudnite najprv zvážiť nasledujúce informácie a odpovedať si na niekoľko otázok.

Hore

Akú úroveň zabezpečenia vybrať?

Skôr ako začnete uvažovať o type rezania, zvážte najprv, aký stupeň ochrany od skartovača požadujete. Skartovače Rexel sú rozdelené do kategórií podľa stupňa zabezpečenia uvedeného ako P-rating. Ten uvádza počet kúskov, na ktoré sa dokument rozreže. Čím vyššia je hodnota P-ratingu, tým vyššia je úroveň zabezpečenia, pretože skartovač dokument rozreže na viac častí.
Pozrite sa na nasledujúce typy rezania a zvážte, aký P-rating by váš skartovač mal mať.

  

P-rating
(hodnotenie stupňa zabezpečenia)

Počet častí, na ktoré sa dokument A4 nareže

Najlepšie sa hodí pre

P-2

40

Základné každodenné dokumenty bez citlivých údajov

P-3

200

Všeobecné každodenné dokumenty obsahujúce citlivé údaje, napríklad adresu

P-4

400

Ideálny pre bankové výpisy a dôverné firemné dokumenty

P-5

2000

Vhodný pre dôverné finančné alebo osobné dokumenty a strategické dokumenty

P-6

6000

Nutný pre právne, vojenské a finančné dokumenty obsahujúce súkromné údaje

P-7

12500

Najvyšší štandard pre vládne a vojenské správy

Hore
Stupeň utajenia – typ P-7
Stupeň utajenia – typ P-7
Zariadenie typu 7 rozreže dokument s formátom A4 na 12 500 čiastočiek.

Špičkový štandard pre vládne a vojenské správy.

Stupeň utajenia – typ P-6
Stupeň utajenia – typ P-6
Zariadenie typu 6 rozreže dokument s formátom A4 na 6000 čiastočiek.

Zvýšená bezpečnosť pre právne, vojenské a finančné dokumenty obsahujúce súkromné údaje.

Stupeň utajenia – typ P-5
Stupeň utajenia – typ P-5
Zariadenie typu 5 rozreže dokument s formátom A4 na 2000 čiastočiek.

Vhodné pre tajné osobné, finančné a strategické dokumenty.

Hore
Stupeň utajenia – typ P-4
Stupeň utajenia – typ P-4
Zariadenie typu 4 rozreže dokument s formátom A4 na 400 čiastočiek.

Ideal for bank statements and business confidential documents.

Stupeň utajenia – typ P-3
Stupeň utajenia – typ P-3
Zariadenie typu 3 rozreže dokument s formátom A4 na 200 čiastočiek.

General day to day documents containing sensitive data such as addresses.

Stupeň utajenia – typ P-2
Stupeň utajenia – typ P-2
Zariadenie typu 2 rozreže dokument s formátom A4 na 40 čiastočiek.

Basic day to day non-sensitive data.

Hore

Mali by sme si kúpiť skartovač s manuálnym alebo automatickým plnením?

Výber manuálne alebo automaticky plneného skartovača záleží na niekoľkých faktoroch. Medzi ne patrí napríklad to, ako rýchlo potrebujete dokumenty skartovať a či vám nevadí sa na ňom podieľať, alebo uprednostňujete, aby skartovač urobil všetko za vás. Všeobecne je možné povedať, že skartovače s vyššou kapacitou skartujú rýchlejšie. Skôr ako sa však rozhodnete, ktorý model si vybrať, odporúčame prečítať si nasledujúce informácie.

Skartovače s automatickým plnením

Skartovače ponúkajúce skartovanie s automatickým plnením umožňujú vložiť celý štós papierov – nemusíte teda hárky vkladať jeden po druhom. Hovoríme tomu „hands free“ skartovanie – jednoducho vložte štôs papierov a môžete pokračovať v ďalšej práci. Naše skartovače Rexel s automatickým plnením vám v porovnaní s manuálnymi modelmi ušetria až 98 % času, takže majú skutočný potenciál zvýšiť vašu produktivitu.

Hore

Skartovanie s využitím automatického podávača

Pozrite sa, ako jednoduché je skartovať balík dokumentov s využitím patentovanej technológie Auto Feed.

Hore

Skartovače s manuálnym plnením

Skartovače s manuálnym plnením síce vyžadujú, aby ste do nich ručne vkladali dokumenty, avšak dokážu spracovať aj väčší objem hárkov naraz. I manuálne skartovače navyše využívajú najnovšiu technológiu proti zaseknutiu papiera a majú dlhý skartovací cyklus, takže sa nemusíte obávať núteného prerušenia skartovania.
Viac informácií o technológii zabraňujúcej zaseknutiu papiera nájdete nižšie:

Funkcie

Čo to znamená?

Ochrana proti zaseknutiu papiera

Skartovač sa automaticky zastaví a zapne spätný chod, ak vložíte príliš veľa papiera.

Inteligentná ochrana proti zaseknutiu papiera

Pravidelne kontroluje stav a upozorní na príliš veľké množstvo vloženého papiera.

Automatické spustenie spätného chodu

Automaticky reaguje, ak sa papier zasekne v plniacej komore.

Aký veľký skartovač potrebujem?

Ak budete skartovač potrebovať často, bude najskôr spracúvať veľké množstvo papiera – obzvlášť ak vyberiete model s vysokou kapacitou vkladaných hárkov. Ak viete, aké množstvo dokumentov budete zhruba skartovať, môžete sa vyhnúť častému vyprázdňovaniu koša a zvoliť skartovač, ktorý reže na malé kúsočky.

Hore

Ako môžem skartovať dokumenty veľkosti A3?

Skartovače Rexel na dokumenty A4 môžu skartovať papiere A3 preložené napoly. Dajte však pozor, koľko hárkov doň vkladáte – papier A3 preložený napoly predstavuje 2 hárky formátu A4.
Ak viete, že budete musieť pravidelne a vo veľkom množstve skartovať dokumenty formátu A3, odporúčame zvážiť kúpu manuálne plneného skartovača so širším otvorom.

Hore

Aký veľký by mal byť kôš skartovača?

Skartovače sa vyberajú taktiež podľa objemu odpadového koša. Lepšie je sledovať kapacitu skartovaných hárkov v koši, než celkový objem koša v litroch. Všimnite si, že čím vyššie zabezpečenie, tým menšie čiastočky, a tým vyššia je kapacita skartovaných hárkov v koši.

Informácie o kapacite podľa počtu narezaných hárkov a počtu používateľov:

Počet používateľov

Všeobecné využitie

Kapacita (v počte hárkov)

1-2

Osobné

60

Up to 10

Malá kancelária

300

Up to 20

Oddelenie

600

20+

Veľká kancelária

600+

Aké jednoduché je udržiavať skartovač?

Rovnako ako každé zariadenie poháňané motorom vyžaduje aj skartovač údržbu a starostlivosť. Jeho životnosť ľahko predĺžite, ak doň budete pravidelne vkladať mazací hárok. Ten sa stará o motor a čepele skartovača.

Modely niektorých kancelárskych skartovačov pre veľké množstvo používateľov majú funkciu automatického mazania. Nie je preto nutné vkladať do nich mazací hárok, pretože sa v prípade potreby samy premažú. Riadne premazávanie zaistí hladký chod skartovača a predíde bežným ťažkostiam, ako je zasekávanie papiera alebo nadmerná hlučnosť.

Hore

Upozornenie v reálnom čase

O krok napred sú v oblasti údržby naše skartovače Auto+ SmarTech. Pri týchto zariadeniach s automatickým plnením nemusíte odhadovať, či už nastal okamih, kedy je nutné vykonať údržbu. Skartovače navyše môžete používať spoločne s inteligentnou aplikáciou Rexel Auto+ SmarTech.

Tá používateľa informuje o dokončení skartovania alebo zasiela upozornenie, že je nutné vyprázdniť kôš alebo vykonať údržbu skartovača.
Skartovače Auto+ SmarTech ocenia obzvlášť manažéri kancelárií, ktoré sa trápia s ich vyťaženosťou.

Tieto inteligentné stroje totiž umožňujú maximalizovať svoju dostupnosť, čo pomáha zaistiť, že zamestnanci dodržujú pravidlá spojené s ochranou údajov na tlačených dokumentoch.

Hore
Hore

Bežné ťažkosti so skartovačmi

Všetky skartovače, od tých najmenších a najlacnejších až po tie najpokročilejšie, nás občas dokážu pekne potrápiť.

Hore

Prečo sa v skartovači zasekáva papier?

Papier sa väčšinou zasekáva vtedy, ak ho do skartovača vkladáme príliš veľa alebo ak skartujeme nevhodný materiál. Môže to však taktiež byť náznak, že je potrebné použiť vhodný olej a skartovač premazať.
Zaseknutý papier môže byť pekne nepríjemná záležitosť, obzvlášť ak potrebujeme zlikvidovať veľké množstvo citlivých dokumentov. Preto odporúčame držať sa pokynov pre údržbu zariadenia.

Prečo skartovač nefunguje?

Ak skartovač nefunguje, súvisí to vo väčšine prípadov s nasledujúcimi príčinami:

  • Skartovač je prehriaty – potrebuje čas na vychladnutie

  • Elektrický skartovač nie je správne pripojený k zdroju energie alebo je vypnutý

  • Skontrolujte, či je správne nasadená rezacia hlava a kôš

  • V skartovači sa zasekol papier

  • Skartovač je poškodený a potrebuje do servisu