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Guide d'achat des destructeurs de documents Rexel

Tout ce que vous devez savoir pour acheter le meilleur destructeur pour la maison ou le bureau.

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Pourquoi acheter un destructeur de documents ?

Que vous souhaitiez détruire des documents personnels à la maison ou des informations sur vos clients, la protection des données est l'une des motivations premières pour acheter un destructeur. Bon nombre de personnes supposent que le RGPD ne se rapporte qu'aux données numériques, mais ce n'est pas le cas. Le RGPD s'applique également aux données imprimées sur papier. Il est donc primordial que les sociétés traitent avec le plus grand soin les données à caractère personnel des personnes résidant dans l'UE.
Destiné aux entreprises et aux simples consommateurs, notre guide d'achat vous aidera à choisir le destructeur de documents idéal pour garantir votre protection contre l'usurpation d'identité et toute autre activité frauduleuse pouvant se produire si vos données sensibles tombent dans de mauvaises mains. Découvrez comment un destructeur de documents Rexel peut vous protéger à votre domicile ou au bureau.

Les destructeurs de documents peuvent :

  • Protéger vos données à caractère personnel et vos données commerciales confidentielles.

  • Protéger les données de vos clients et de vos partenaires.

  • Vous éviter des amendes et des poursuites judiciaires en raison de la non-conformité au RGPD, et / ou empêcher toute violation de données pouvant porter préjudice à la réputation de votre entreprise et détériorer vos relations publiques.

 

Qu'est-ce qui peut être détruit ?

Alors que beaucoup d'entre nous supposent que les destructeurs ne détruisent que du papier, de nombreux modèles peuvent également détruire les agrafes et trombones fixés aux documents, les CD, les cartes plastifiées et les disquettes.

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DVD / CD

Documents retenus par un trombone

Documents agrafés

Disquettes

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Destructeurs de documents pour les entreprises

L'investissement dans un destructeur de documents  donne à tout chef d'entreprise une tranquillité d'esprit pour détruire facilement les données sensibles et à caractère personnel tout en respectant les législations en vigueur.

Les documents détruits quotidiennement par de nombreuses d'entreprises incluent :

  • Des informations sur les clients

  • Des informations concernant les prix,

  • Les chiffres de vente,

  • Des dossiers du personnel ou d'un salarié

  • Des informations financières

 

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Listes de prix

Rapports de ventes

Dossiers de salariés

Factures

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Questions à se poser avant l'achat d'un destructeur de documents

Etant donné le grand nombre de modèles disponibles, il n'existe pas d'approche unique en terme de destruction du papier. Avant d'acheter votre destructeur de documents, il est vivement recommandé de tenir compte des questions et des informations ci-après pour vous assurer de faire le bon choix.

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Quel niveau de sécurité doit avoir le destructeur dont j'ai besoin ?

Avant de réfléchir au type de coupe, vous devez d'abord examiner le niveau de sécurité que doit présenter votre destructeur. Tous les destructeurs de documents Rexel sont classés par niveau de sécurité dont le code commence par la lettre P. Le niveau de sécurité P fait référence au nombre de particules générées par le destructeur. Plus le code P est élevé, plus le document détruit produira de particules et plus le niveau de sécurité sera élevé.

Consultez les types de coupe ci-dessous pour sélectionner un destructeur présentant le code P adapté à vos besoins.

  

Niveau de sécurité

Nombres de morceaux (feuille A4)

Recommandé pour la destruction

P-2

40

Des données de base quotidiennes non sensibles

P-3

200

Des documents généraux quotidiens contenant des données sensibles, telles que des adresses

P-4

400

Des relevés bancaires et des documents commerciaux confidentiels

P-5

2000

Des documents financiers ou personnels confidentiels et des documents stratégiques

P-6

6000

Des documents légaux, militaires et financiers contenant des données exclusives

P-7

12500

Des rapports gouvernementaux et militaires

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Niveau de sécurité P-7
P-7 détruit une feuille A4 en 15600 morceaux

Le niveau top secret pour les rapports gouvernementaux et militaires.

Niveau de sécurité P-6
P-6 détruit une feuille A4 en 6000 morceaux

Nécessaire pour les documents juridiques, militaires et financiers contenant des données exclusives.

Niveau de sécurité P-5
P-5 détruit une feuille A4 en 2000 morceaux

Convient aux documents personnels, financiers et stratégiques confidentiels.

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Niveau de sécurité P-4
P-4 détruit une feuille A4 en 400 morceaux

Idéal pour les relevés bancaires et les documents commerciaux confidentiels.

Niveau de sécurité P-3
P-3 détruit une feuille A4 en 200 morceaux

Documents courants généraux contenant des données confidentielles telles que les adresses.

Niveau de sécurité P-2
P-2 détruit une feuille A4 en 35 morceaux

Données courantes non confidentielles.

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Dois-je acheter un destructeur de documents manuel ou auto-alimenté ?

Le choix d'un destructeur auto-alimenté ou manuel dépend de plusieurs facteur comme la vitesse à laquelle vous souhaitez terminer vos opérations de destruction ou encore le degré de facilité recherché. Globalement, les destructeurs à capacité de feuilles plus élevée permettent une destruction plus rapide. Veuillez cependant lire les informations qui suivent pour vous assurer de faire le bon choix.

Destructeurs auto-alimentés

Ces destructeurs permettent une destruction automatique pour détruire des piles de papier en une fois au lieu d'une alimentation feuille par feuille. C'est ce que nous appelons la destruction « mains libres », c.-à-d. que vous pouvez charger une pile de papier dans la machine et la laisser faire son travail alors que vous retournez à vos occupations. Avec les destructeurs de documents auto-alimentés Rexel, vous réalisez une économie de temps de 98 % par rapport aux modèles à alimentation manuelle, ce qui génère des gains de productivité à long terme. 

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Destruction Auto Feed

Regardez comme il est simple de détruire une pile de papier avec les destructeurs Auto Feed. Chargez, fermez et n'y pensez plus !

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Destructeurs de documents à alimentation manuelle

Bien que les destructeurs à alimentation manuelle requièrent une intervention humaine pour charger les documents dans les machines, ils peuvent quand même détruire un volume élevé de feuilles en une fois. Les destructeurs manuels embarquent également la dernière technologie anti-bourrage et peuvent garantir une destruction continue sans interruption quand ils sont dotés de longs temps de fonctionnement.

Découvrez-en davantage sur la technologie de prévention des bourrages de papier ci-dessous :

Caractéristique

Ce qui signifie…

Anti-bourrage

L'arrêt et la marche arrière automatiques lorsqu'une trop grande quantité de papier est insérée

Prévention intelligente de bourrages

Un contrôle continu et la transmission d'un signal dès que le destructeur est alimenté avec une trop grande quantité de papier 

Marche arrière automatique

Une réaction automatique à tout bourrage dans le compartiment d'auto-alimentation

De quelle taille de destructeur ai-je besoin ?

En cas d'utilisation fréquente d'un destructeur, celui-ci sera amené à détruire beaucoup de papier, et plus particulièrement si vous optez pour un modèle grande capacité. Si vous avez une idée de la quantité approximative de papier à détruire, vous pouvez éviter un vidage fréquent de la corbeille en optant pour un destructeur à coupe plus fine.

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Comment détruire des documents A3 ?

Les destructeurs Rexel de documents A4 peuvent également détruire des feuilles A3 pliées en deux. Il suffit de faire attention au nombre maximal de feuilles pouvant être détruites à la fois, étant donné qu'une feuille A3 pliée correspond à deux feuilles A4.

Si vous devez détruire régulièrement des documents A3 ou si vous devez détruire des documents A3 en masse, il vaut mieux envisager l'acquisition de l'un de nos destructeurs manuels à large entrée.

 

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Quelle doit être la capacité de la corbeille du destructeur ?

Lors du choix d'un destructeur, il vaut mieux tenir compte du nombre de feuilles détruites que la corbeille peut contenir, plutôt que vous arrêter au seul volume de celle-ci. En effet, plus le niveau de sécurité est élevé, plus la taille de coupe sera petite et plus grande sera la capacité de la corbeille.

Reportez-vous au guide ci-dessous pour déterminer la capacité de la corbeille en feuilles détruites et ce, en fonction du nombre d'utilisateurs :

Nombre d'utilisateurs

Utilisation

Capacité de feuilles détruites

1-2

Bureaux personnels / exécutifs

60

jusqu'à 10

Petits bureaux

300

jusqu'à 20

Bureaux départementaux

600

Plus de 20

Grands bureaux

600+

Est-il facile d'entretenir un destructeur de documents ?

Comme toute machine, les destructeurs de documents exigent un entretien et de la maintenance. La destruction régulière d'une feuille lubrifiante est un moyen simple pour prolonger la durée de vie de votre destructeur. Les feuilles lubrifiantes protègent le moteur et les lames de coupe de votre destructeur de documents.

Certains modèles de destructeurs destinés à un usage professionnel et qui permettent la destruction de plus grandes quantités de papier sont équipés d'un dispositif d'auto-lubrification. Pour ces destructeurs, il n'est donc pas nécessaire d'insérer régulièrement une feuille lubrifiante. Ils prélèveront en cas de besoin une ou deux gouttes d'huile du flacon rechargeable. Une bonne lubrification de votre destructeur de documents aidera souvent à éviter des problèmes courants, tels que les bourrages de papier et / ou l'augmentation du niveau sonore émis par la machine.

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Quel type d'huile dois-je utiliser pour mon destructeur ?

Si vous possédez un destructeur Rexel, il vous suffit de contrôler s'il doit être entretenu avec des feuilles lubrifiantes ou de l'huile liquide. Nous commercialisons aussi bien de l'huile pour destructeurs Rexel pour nos gros destructeurs de documents que des feuilles lubrifiantes Rexel en différentes tailles pour garantir l'entretien de votre destructeur de documents Rexel. Les feuilles lubrifiantes, pouvant être insérées dans n'importe quel destructeur de documents, sont détruite à l'identique d'une simple feuille A4.

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Notifications en temps réel

Notre série de destructeurs Auto+ SmarTech franchit un cap supplémentaire. L'application dédiée Auto+ SmarTech de Rexel peut être utilisée parallèlement au destructeur.

Les utilisateurs recevront alors des notifications de l'application les avisant que la corbeille du destructeur doit être vidée, que l'opération de destruction est terminée ou que le destructeur doit être lubrifié.

Nos destructeurs Auto+ SmarTech conviennent particulièrement aux responsables d'équipements surchargés devant optimiser la disponibilité du destructeur pour se conformer aux politiques de sécurité des données papier de leur société.

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Problèmes courants des destructeurs de documents

Du modèle le plus basique au modèle le plus avancé, les destructeurs de documents de toutes les formes et de toutes les tailles peuvent être confrontés à des problèmes courants.

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Pourquoi un bourrage de papier se produit-il dans mon destructeur ?

Les bourrages de papier sont généralement causés par une alimentation excessive de feuilles dans votre destructeur ou par la destruction d'un matériau non compatible. Ils peuvent également signaler que votre destructeur a besoin d'être lubrifié.

Les bourrages de papier dans un destructeur peuvent être dérangeants, et tout particulièrement en cas de destruction de grands volumes de documents sensibles. Il est donc vivement recommandé de suivre les indications fournies au moment de l'achat d'un destructeur Rexel.

 

Pourquoi mon destructeur de documents s'arrête-t-il de fonctionner ?

Le non-fonctionnement de votre destructeur est un problème courant souvent lié à l'un des éléments suivants :

  • Votre destructeur n'est pas branché correctement ou n'est pas allumé.

  • Assurez-vous que la tête de coupe est correctement positionnée et /ou que le tiroir de la corbeille est bien fermé.

  • Il y a un bourrage de papier.

  • Votre machine est endommagée et doit être réparée.