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General

¿Qué es SmarTech?

Permite a nuestras destructoras enviar notificaciones a los usuarios sobre el estado de su tarea de destrucción de documentos con alimentación automática. Los usuarios pueden recibir la confirmación de que la tarea de destrucción de documentos se ha completado o mensajes de estado (por ejemplo, papelera llena o atasco de papel). Esto mejora el rendimiento y la productividad en el lugar de trabajo, al permitir a los usuarios pasar menos tiempo en la destructora y no tener que volver para comprobar su estado.

¿Cómo funciona SmarTech?

Comunica la destructora con el smartphone o la tableta del usuario a través de internet para enviarle notificaciones sobre la tarea de destrucción de documentos.

¿Es fácil de usar?

Sí, esta aplicación se ha diseñado para que sea fácil de usar y enviarle notificaciones esté donde esté después de unos sencillos pasos de configuración la primera vez que se usa una destructora.

¿Requiere una configuración complicada?

No.  SmarTech es una aplicación lista para usar que funciona directamente con Bluetooth, sin necesidad de configuración. Conectarse a internet a través de la red inalámbrica requiere algunos pasos adicionales. En función de la seguridad de su red, es posible que un administrador de TI tenga que realizar estos pasos (véanse preguntas posteriores).

¿Cómo puedo saber que es una destructora SmarTech?

La destructora tendrá una etiqueta SmarTech. Al acercarse a la destructora con un dispositivo móvil que tenga la aplicación SmarTech instalada, la aplicación se conectará automáticamente con la destructora.

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Instalar

¿Con qué productos funciona la aplicación?

Auto+ SmarTech 300X, 600X y 750X.

¿Cómo agrego la destructora a mi red?

Abra la aplicación y encienda la destructora para que se conecten automáticamente. En la aplicación, abra la configuración para la destructora y seleccione la conexión inalámbrica. En la lista de redes que aparezca, seleccione la red a la que deberá conectarse la destructora e introduzca la contraseña cuando se le solicite.

¿Cómo configuro la aplicación en la red?

La aplicación utiliza la conexión a internet del dispositivo móvil. Puede ser una red inalámbrica o un plan de datos de móvil. No es necesario estar en la misma red que la destructora. La aplicación no requiere una configuración adicional.

¿Con qué dispositivos es compatible?

La aplicación requiere un dispositivo iOS o Android compatible con Bluetooth LE.
Esto incluye:
     iPhone 5 y posteriores.
     iPad (3.ª generación) y posteriores.
     iPad mini.
     iPad Pro.
     Cualquier teléfono o tableta Android con resolución de 1920 × 1024 ppp y versión de Android 5, 6 o 7.

¿Cuál es el rango de Bluetooth?

Con Bluetooth, la destructora solo rastrea unos metros para evitar conectarse a usuarios alejados por accidente. Una vez establecida la conexión, la comunicación puede mantenerse hasta 30 metros (distancia que puede verse reducida por obstáculos como paredes, aparatos eléctricos u otros productos inalámbricos). La conexión se corta al cerrar la aplicación para liberar la destructora para otros usuarios, aunque las conexiones vía internet seguirán proporcionando notificaciones o información sobre el estado.

¿Por qué tengo que tener Bluetooth y conexión inalámbrica?

Necesita Bluetooth para conectarse a la destructora inicialmente, para determinar a qué usuario deben notificarse qué actividades.
Necesita conexión a internet para recibir las notificaciones y así salvar cualquier problema de distancia.
Tenga en cuenta que la destructora no necesita ninguna conexión para destruir documentos. Seguirá funcionando como una destructora Stack-and-Shred sin ninguna conexión inalámbrica. Las conexiones inalámbricas solo se necesitan para enviar notificaciones a los usuarios de forma remota.

Nuestra empresa no quiere tener dispositivos inalámbricos en la red. Aun así, ¿podemos utilizar una destructora Stack-and-Shred?

¡Por supuesto! La destructora con alimentación automática seguirá funcionando como una excelente destructora de documentos sin conexión inalámbrica. Simplemente sáltese los pasos de configuración para conectar la destructora a una red y la destructora continuará funcionando sin conexión. Si la empresa desea suspender la capacidad inalámbrica de la destructora de forma permanente, puede seguir unos sencillos y rápidos pasos adicionales. Dado que se trata de una operación permanente, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente para recibir las instrucciones que le guiarán en este proceso.

¿Tengo que utilizar Bluetooth?

Sí.  Bluetooth se utiliza para identificar qué dispositivo móvil debe recibir las notificaciones. También se usa durante la configuración para determinar qué destructora configurar.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el firmware?

Las actualizaciones de firmware deben realizarse solo cuando son necesarias, con muy poca frecuencia. No existe una planificación de actualizaciones regulares de firmware; su único objetivo es la compatibilidad con futuros cambios en la tecnología inalámbrica utilizada por los dispositivos móviles. No debe confundirse con las actualizaciones de la aplicación, que podrá actualizarse regularmente cuando lo solicite el dispositivo móvil.

Mi organización prohíbe estrictamente todo dispositivo inalámbrico, pero me gustaría utilizar esta destructora de documentos. ¿Existe algún modo de desactivar la función inalámbrica?

Para disfrutar de la mejor experiencia de usuario, recomendamos solicitar una consideración especial de la destructora como máquina de trabajo. La destructora cumple con estrictos requisitos tanto de seguridad como de privacidad. Sin embargo, entendemos que algunas organizaciones tienen políticas restrictivas por buenas razones, por lo que incluimos una manera de desactivar la función inalámbrica.
TENGA PRECAUCIÓN: ESTE PROCESO ES PERMANENTE.
Con la destructora encendida y el botón AutoPwr iluminado, presione y mantenga pulsado el botón FWD.
Mientras mantiene pulsado el botón FWD, presione también y mantenga pulsado el botón REV.
El motor se pondrá en marcha y aparecerá el icono de atasco en la alimentación de papel.
Siga manteniendo pulsados los dos botones de 6 a 10 segundos.
Luego suelte ambos botones.
El botón REV se encenderá 3 segundos para confirmar que la función inalámbrica está desactivada.

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Configuración

¿Cuántos administradores y usuarios pueden tener una destructora?

No hay límite sobre cuántos usuarios pueden utilizar una destructora.
No hay límite sobre cuántos administradores puede tener una destructora. 
No hay límite sobre cuántas destructoras un usuario puede enlazar a través de su app.
No hay límmite sobre cuántos usuarios se pueden registrar para recibir las notificaciones.

¿Puedes tener varias destructoras en la misma habitación?

Si tienes varias destructoras en la misma habitación te recomendamos que dejes 8m entre ellas. Esto evitará que accidentalmente te conectes a otra destructora.

¿Cuánto tiempo tarda en actualizar el status?

En función del tráfico de la red y de la potencia de la señal el tiempo puede variar, pero las notificaciones tardan solamente unos segundos una vez la destructora ha terminado el trabajo.

¿Qué pasa si cambio el nombre de una destructora?

Puedes cambiar el nombre de una destructora en los "settings" (configuración) y puede ser de hasta 14 caracteres. Los otros usuarios no verán el nuevo nombre hasta que se vuelvan a conectar vía Bluetooth®. Por favor, ten en cuenta que las notificaciones utilizarán este nombre, por lo tanto los usuarios deberían ser capaces de identificar la destructora con el nombre que tu elijas.

¿Cómo sé, al comprar consumibles, que son los adecuados para mi destructora?

Si te conectas a la destructora vía Bluetooth® utilizando la app, esta app te mostrará el número de modelo y los consumibles adecuados automáticamente. Si no estás cerca de la destructora, la app te mostrará los datos de la última destructora que conectaste como referencia. 

 

 

¿Cómo registro my destructora para asegurar la garantía?

En la app, selecciona el menú de configuración (settings) y elige Registro de producto (Product Registration).

¿Cómo sé si hay una actualización de firmware disponible?

En el área de Conexión inalámbrica (Wireless Connection area) del menú de configuración (settings menu), hay un icono que muestra las actulizaciones de firmware. 

Si movemos una destructora entre departamentos, ¿qué debo hacer?

Si la destructora continua en la misma red no tienes que hacer nada. Te recomendamos que actualices el nombre de la destructora para que los usuarios sepan donde encontrarla.

No quiero recibir las notificaciones. ¿Cómo lo apago?
 

Tienes varias opciones para desconectar las notificaciones:

(1) Lo más sencillo es, simplemente, no conectar tu dispositivo móvil antes de destruir. Así no recibirás la notificación después de destruir los documentos. 

(2) Si aún recibes notificaciones de error de otros usuarios, la razón es que estás registrado como un administrador de esa destructora. Para borrarte como administrador, conecta tu app a la destructora por Bluetooth®, abre el menú de configuración  (settings mnu) y deselecciona administrador  "Administrator". No recibirás más notificaciones de esta destructora a no ser que te vuelvas a registrar o a conectar tu app antes de destruir.

(3) Para destructoras que ya no se utilizan o aquellas a las que ya no tengas acceso, el app las eliminará después de 90 días de inactividad. 

(4) Si quieres dejar de recibir notificaciones de todas las destructoras, puedes ir al menú de configuración (settings menu) de tu dispositivo móvil y parar totas las notificaciones de tu app SmartTech completamente. Necesitarás darle la vuelta a este proceso más adelante para poder aprovechar las ventajas de SmartTech en tu dispositivo móvil. 

¿Cuánto tiempo tiene que estar la destructora en marcha para verla en mi dispositivo?

La destructora debe llevar al menos 10 segundos en marcha para que la aplicación registre su actividad. Esto evita el envío de notificaciones cuando solo se van a destruir pocos documentos de forma rápida.

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Solución de problemas

¿Qué debo hacer si veo los siguientes iconos encendidos en el estado o notificaciones sobre lo siguiente?
          – Enfriamiento Nada, la aplicación le indica que la destructora se está enfriando. Después de un uso intenso, la destructora se toma un tiempo adicional para protegerse y mantener el motor en buenas condiciones. Durante ese tiempo, la destructora se detiene; después reanudará la destrucción de papel, y los documentos permanecerán bloqueados si había definido un código de bloqueo. Recibirá una notificación de tarea completada al poco tiempo.
          – Papelera llena / Puerta abierta Para que la destructora pueda seguir destruyendo documentos, se requiere alguna acción. Alguien deberá ir a la destructora y vaciar la papelera o cerrar la puerta.
          – Nivel de aceite bajo  Le indica que la destructora necesitará aceite pronto. La destructora seguirá funcionando sin aceite, pero la vida de la máquina puede verse reducida. Asegúrese de tener aceite para añadir a la destructora. Si necesita más aceite, puede utilizar la página de pedido de consumibles de la aplicación para realizar directamente un pedido. 
          – Atasco Para que la destructora pueda seguir destruyendo documentos, se requiere alguna acción.  Alguien deberá ir a la destructora y retirar el atasco de papel. 
Mi destructora ya no aparece en la aplicación. ¿Por qué?

Las destructoras se eliminan automáticamente de la aplicación si no se han utilizado en 90 días. Acérquese a la destructora con la aplicación abierta y se volverá a conectar de forma automática.

¿Cómo puedo eliminar una destructora de la lista?

Las destructoras se eliminan automáticamente de la aplicación si no se han utilizado en 90 días.  Si quiere vaciar la lista al instante, puede borrar la aplicación y reinstalarla para volver a tener toda la configuración por defecto.

La aplicación se conecta a la destructora pero no recibo ninguna notificación. ¿Por qué?

La aplicación SmarTech requiere su permiso para enviarle notificaciones. Si no dio ese permiso al instalar la aplicación, deberá ir a la configuración del dispositivo móvil y permitir las notificaciones. Además, tendrá que estar conectado a internet para que las notificaciones le lleguen al dispositivo.

¿Por qué sigo recibiendo notificaciones cuando no utilizo la destructora?

Los usuarios que se hayan registrado como administrador de una destructora recibirán una copia de cualquier notificación fallida. Si desea dejar de recibir esas notificaciones, conecte la aplicación a la destructora por Bluetooth, abra el menú de configuración y desmarque la opción de Administrador. Ya no recibirá más actualizaciones de esa destructora a no ser que se vuelva a registrar o conecte la aplicación antes de destruir documentos.

¿Por qué no me llegó una notificación?

Existen varias razones por las que una notificación puede no enviarse:
1) Los usuarios no reciben notificaciones de nivel bajo de aceite o tiempo de enfriamiento, mientras que los administradores no reciben notificaciones cuando la destrucción de documentos se completa satisfactoriamente.
2) Los usuarios solo reciben notificaciones si se habían registrado para esa tarea de destrucción de documentos. Esto significa que hay que abrir la aplicación antes o durante la destrucción de documentos, y debe visualizarse el mensaje de que la aplicación se ha registrado para recibir notificaciones.
3) La destructora debe tener acceso a internet para poder enviar notificaciones.
4) La aplicación debe estar conectada a internet para recibir notificaciones.

Mi dispositivo móvil tarda mucho en conectarse o no se conecta.

Los diferentes dispositivos móviles gestionan la comunicación vía Bluetooth de maneras distintas. Algunos retienen una conexión incluso después de desconectarse aparentemente, lo que impide que se conecten otros dispositivos. Por lo general cada dispositivo móvil corrige esto automáticamente al cabo de unos minutos. No obstante, si es preciso, apague y vuelva a encender la destructora con el interruptor de encendido posterior y fuerce el cierre de la aplicación y reiníciela para forzar el reinicio de la conexión Bluetooth.

¿Por qué la aplicación muestra múltiples errores de la destructora? La destructora parece bien.

La aplicación realiza un seguimiento de la destructora mientras esta funciona. Sin embargo, al encender la destructora por primera vez, no hay historial de actividad. En ese momento la aplicación puede indicar incorrectamente que algunas de las luces de estado están encendidas mientras recopila información. No se envían notificaciones y la aplicación se corregirá en unos momentos. No hay nada de que preocuparse con la destructora. Cada vez que la destructora se desconecte de la corriente, espere un momento a que se actualice el estado.

¿Por qué la destructora pide un número de identificación personal (PIN) para Bluetooth? ¿Dónde encuentro mi PIN?

Como comodidad para los usuarios, algunos dispositivos móviles intentan conectarse automáticamente a un dispositivo Bluetooth en cuanto detectan uno. Lamentablemente esto puede provocar confusiones cuando los dispositivos no tendrían que conectarse. La destructora no requiere o soporta ninguna conexión. Si ve este mensaje, asegúrese de que Bluetooth está habilitado antes de abrir la aplicación; luego cancele la solicitud de PIN. Cuando regrese a la aplicación, se conectará automáticamente.

¿Por qué las notificaciones se ven diferentes en otro dispositivo?

Es el dispositivo móvil, y no la aplicación, lo que controla las notificaciones. Existen algunas diferencias entre dispositivos, especialmente entre sistemas iOS y Android. En algunos casos es posible personalizar su experiencia con las notificaciones mediante los ajustes del dispositivo móvil.

Hemos agregado la destructora a nuestra red de invitados, pero la contraseña cambia a menudo.

La destructora requiere acceso a internet para ofrecer las funciones SmarTech. Reconfigurar la red con frecuencia puede funcionar, aunque resulta frustrante. Recomendamos considerar una conexión de red aparte para las máquinas de trabajo. Muchas organizaciones ya tienen este tipo de redes y pueden incluir la destructora sin tener que modificar ninguna red ni cambiar ningún ajuste de seguridad.

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Seguridad de la información

¿Guarda alguna información personal?

No.  Funciona registrando el dispositivo móvil con el fabricante del dispositivo y creando un identificador genérico para la aplicación. Las notificaciones generadas por la destructora se envían al fabricante del dispositivo móvil con ese identificador, y son ellos quienes le envían la notificación directamente a usted. La aplicación no guarda ninguna información personal identificable. Sí que se guarda información operativa genérica de la destructora para poder saber cuándo enviar notificaciones a los usuarios.

¿Guarda alguna información de la empresa?

No.  La única información de la empresa que se puede proporcionar es (1) al dar a la destructora manualmente un nombre que pudiera identificar a la empresa y (2) al completar el registro del producto, lo cual es opcional.

¿Durante cuánto tiempo se guarda la información?

La información se guarda en un formato continuo, denominado «almacenamiento BLOB». Este almacenamiento se administra con poca frecuencia y puede mantenerse durante doce o más meses. Nunca se guarda de este modo ningún dato personal identificable.

Solo estoy destruyendo algunas páginas, o usando el modo de destrucción manual, y no recibo las notificaciones de tarea completada.

La aplicación está diseñada para su uso con la destructora únicamente en modo de alimentación automática; no recibirá ninguna notificación si utiliza la ranura manual ni tampoco si la destrucción de documentos se completa en menos de diez segundos. En cualquier caso, la destrucción de documentos acabará antes de que pueda marcharse y así se evita que la tecnología SmarTech le envíe excesivas notificaciones.

¿Se necesita una dirección de correo electrónico?

No.  La aplicación no recoge direcciones de correo electrónico ni otra información personal. Estos datos forman parte del registro opcional del producto.

¿Qué tipo de información se transmite?

Solo transmite datos sobre el funcionamiento de la destructora, como qué botones se han pulsado, qué iconos se encienden o si el motor está en marcha. Son las mismas cosas que se pueden ver mirando el área de control de la destructora.

¿Cómo transmite los datos?

La destructora utiliza Bluetooth próximo para identificar el dispositivo móvil del usuario; esto evita el envío de notificaciones a todos los usuarios cada vez que se utiliza la destructora.
La destructora utiliza redes inalámbricas para acceder a internet al enviar notificaciones: así los usuarios pueden estar lejos de la destructora sin preocuparse por la conexión.

¿Durante cuánto tiempo está registrado el dispositivo del usuario?

Un dispositivo móvil solo está registrado con la destructora hasta el siguiente uso. En cuanto se completa la destrucción de documentos, el dispositivo móvil deja de estar registrado.
La destructora permanecerá en la lista en la aplicación móvil, por si desea controlarla de forma remota. Si no se utiliza ni controla la destructora en 90 días, la aplicación la eliminará de la lista.

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