Nahoru

Průvodce nákupem skartovaček Rexel

Vše co potřebujete vědět, abyste si vybrali tu nejlepší skartovačku do kanceláře nebo pro soukromé využití.

Nahoru

Proč bych si měl/a koupit skartovačku?

Ať už se potřebujete zbavit osobních dokumentů nebo informací o klientech, musíte vždy myslet především na jejich ochranu. Ta je prvotním impulzem k nákupu skartovačky. Spousta lidí se domnívá, že GDPR se vztahuje pouze na údaje uložené v elektronické podobě. Tak to ale není. Pravidla této směrnice platí i pro tištěné dokumenty s údaji o osobách z EU, a s těmi je proto také třeba zacházet obzvláště opatrně. 

Náš průvodce pro firmy i soukromé spotřebitele vám pomůže vybrat tu správnou skartovačku a ochránit vás před krádeží identity i dalšími podvodnými aktivitami, které hrozí, pokud se citlivé údaje dostanou do nesprávných rukou. Podívejte se na možnosti, které v rámci investice do ochrany údajů doma i ve firmě nabízí skartovačky Rexel.
Skartovačky pomáhají:

Paper shredders can:

 

  • Chránit vaše soukromé i obchodní důvěrné údaje

  • Chránit údaje o vašich klientech a zákaznících

  • Vyvarovat se pokut a právních kroků při nedodržení pravidel GDPR

  • Vyvarovat se úniku dat a tím i poškození reputace

 

 

Co lze skartovat?

Mnozí lidé se domnívají, že skartovačky jsou určené pouze pro likvidaci jednotlivých listů papíru. Ovšem některé modely dokáží zpracovat i dokumenty sešité sešívačkou či spojené kancelářskou sponkou nebo dokonce CD, kreditní karty a diskety.

Nahoru

DVD/CD

Dokumenty s kancelářskou sponkou

Dokumenty sešité sešívačkou

Diskety

Nahoru

Skartovačky pro firmy

Pokud vaše firma investuje do skartovačky, budete moci klidně spát s vědomím, že bezpečně likvidujete citlivé osobní údaje a dodržujete příslušné zákony.

Firmy běžně likvidují následující dokumenty:

  • Informace o klientech

  • Informace o cenové politice a ceníky

  • Údaje o tržbách

  • Osobní údaje zaměstnanců

  • Údaje o závazcích a pohledávkách

Nahoru

Ceníky

Údaje o tržbách

Osobní údaje zaměstnanců

Faktury

Nahoru

Otázky, které si potřebujete zodpovědět, než koupíte skartovačku

Díky široké škále dostupných modelů si skutečně můžete vybrat ten, který vyhovuje vašim potřebám. Abyste vybrali tu pravou skartovačku, nezapomeňte nejprve zvážit následující informace a odpovědět si na několik otázek.

Nahoru

Jakou úroveň zabezpečení vybrat?

Než začnete uvažovat o typu řezání, zvažte nejprve, jaký stupeň ochrany od skartovačky požadujete. Skartovačky Rexel jsou rozděleny do kategorií podle stupně zabezpečení podle normy DIN 66399 uvedeného jako P-rating. Ten uvádí počet kousků, na které je dokument rozřezán. Čím vyšší je hodnota P-ratingu, tím vyšší je úroveň zabezpečení, protože skartovačka dokument rozřeže na více částí. Zároveň, čím více částí (resp. čím jsou menší), tím roste i počet skartovaných listů, které se vejdou do odpadního koše.

Podívejte se na následující typy řezání a zvažte, jaký P-rating by vaše skartovačka měla mít.

  

P-rating
(hodnocení stupně zabezpečení)

Počet částí, na které je dokument A4 nařezán

Nejlépe se hodí pro

P-2

40

Běžné každodenní dokumenty bez citlivých údajů

P-3

200

Obecné každodenní dokumenty obsahující citlivé údaje, například adresu

P-4

400

Ideální pro bankovní výpisy a důvěrné firemní dokumenty

P-5

2000

Vhodná pro důvěrné finanční nebo osobní dokumenty a strategické dokumenty

P-6

6000

Nezbytná pro právní, vojenské a finanční dokumenty obsahující soukromé údaje

P-7

12500

Nejvyšší standard pro vládní a vojenské zprávy.

Nahoru
Stupeň utajení – typ P-7
Zařízení typu P7 rozřeže dokument formátu A4 na 12 500 částí.

Nejvyšší standard pro vládní a vojenské zprávy.

Stupeň utajení – typ P-6
Zařízení typu P6 rozřeže dokument formátu A4 na 6000 částí.

Nezbytná pro právní, vojenské a finanční dokumenty obsahující soukromé údaje.

Stupeň utajení – typ P-5
Zařízení typu P5 rozřeže dokument formátu A4 na 2000 částí.

Vhodná pro důvěrné finanční nebo osobní dokumenty a strategické dokumenty.

Nahoru
Stupeň utajení – typ P-4
Zařízení typu P4 rozřeže dokument formátu A4 na 400 částí.

Ideální pro bankovní výpisy a důvěrné firemní dokumenty.

Stupeň utajení – typ P-3
Zařízení typu P3 rozřeže dokument formátu A4 na 200 částí.

Obecné každodenní dokumenty obsahující citlivé údaje, například adresu.

Stupeň utajení – typ P-2
Zařízení typu P2 rozřeže dokument formátu A4 na 40 částí.

Základní každodenní dokumenty bez citlivých údajů.

Nahoru

Měli bychom si pořídit skartovačku s manuálním nebo automatickým plněním?

Výběr manuálně nebo automaticky plněné skartovačky záleží na několika faktorech. Mezi ně patří třeba to, jak rychle potřebujete dokumenty skartovat a zda vám nevadí se na něm podílet, nebo upřednostňujete, aby skartovačka udělala vše za vás. Obecně lze říct, že skartovačky s vyšší kapacitou skartují rychleji. Než se však rozhodnete, který model si vybrat, doporučujeme přečíst si následující informace.

Skartovačky s automatickým podavačem

Skartovačky nabízející skartování s automatickým plněním umožňují vložit celý štos papírů – nemusíte tedy listy vkládat jeden po druhém. Říkáme tomu „hands free“ skartování – jednoduše vložte štos papírů a můžete pokračovat v další práci. Naše skartovačky Rexel s automatickým podavačem vám v porovnání s manuálními modely ušetří až 98 % času, takže mají skutečný potenciál zvýšit vaši produktivitu.

Nahoru

Skartování s využitím automatického podavače

Podívejte se, jak snadné je skartovat balík dokumentů s využitím patentované technologie Auto Feed.

Nahoru

Skartovačky s manuálním plněním

Skartovačky s manuálním plněním sice vyžadují, abyste do nich ručně vkládali dokumenty, ovšem dokáží zpracovat i větší objem listů naráz. I manuální skartovačky navíc využívají nejnovější technologii proti zaseknutí papíru a mají dlouhý skartovací cyklus, takže se nemusíte obávat nuceného přerušení skartování.

Více informací o technologii zabraňující zaseknutí papíru naleznete níže:

Funkce

To znamená...

Ochrana proti zaseknutí papíru

Skartovačka se automaticky zastaví a zapne zpětný chod, pokud vložíte příliš mnoho papíru.

Inteligentní ochrana proti zaseknutí papíru

Neustále kontroluje počet vkládaných listů a upozorní, pokud je vkládané množství vyšší než na kolik je skartovačka konstruována.

Automatické spuštění zpětného chodu

Automaticky reaguje, pokud se papír zasekne v plnicí komoře.

Jak velkou skartovačku potřebuji?

Pokud budete skartovačku potřebovat často, bude nejspíš zpracovávat velké množství papíru – obzvláště pokud vyberete model s vysokou kapacitou vkládaných listů. Pokud víte, jaké množství dokumentů budete zhruba skartovat, můžete se vyhnout častému vyprazdňování koše a zvolit skartovačku, která řeže na malé kousíčky.

Nahoru

Jak můžu skartovat dokumenty velikosti A3?

Skrartovačky Rexel na dokumenty A4 mohou skartovat papíry A3 přeložené napůl. Dejte ale pozor, kolik listů do ní vkládáte – papír A3 přeložený napůl představuje 2 listy formátu A4.

Pokud víte, že budete muset pravidelně a ve velkém množství skartovat dokumenty formátu A3, doporučujeme zvážit pořízení manuálně plněné skartovačky s širším otvorem.

Nahoru

Jak velký by měl být koš skartovačky?

Skartovačky se vybírají také podle objemu odpadního koše. Lepší je sledovat kapacitu skartovaných listů v koši, než celkový objem koše v litrech. Všimněte si, že čím vyšší zabezpečení, tím menší částečky, a tím vyšší je kapacita skartovaných listů v koši.

Informace o kapacitě dle počtu nařezaných listů a počtu uživatelů:

Počet uživatelů

Obecné využití

Kapacita (v počtu listů)

1-2

Osobní

60

Až 10

Malá kancelář

300

Až 20

Oddělení

600

20+

Velká kancelář

600+

Jak snadné je udržovat skartovačku?

Stejně jako každé zařízení poháněné motorem vyžaduje i skartovačka údržbu a péči. Její životnost snadno prodloužíte, pokud do ní budete pravidelně vkládat mazací list. Ten pečuje o motor a čepele skartovačky.

Modely některých kancelářských skartovaček pro velké množství uživatelů mají funkci automatického mazání. Není proto nutné vkládat do nich mazací list, protože se v případě potřeby samy promažou. Řádné promazávání zajistí hladký chod skartovačky a předejde běžným obtížím, jako je zasekávání papíru nebo nadměrná hlučnost.

Nahoru

Jaký typ oleje musím do skartovačky používat?

Pokud vlastníte skartovačku Rexel, zkontrolujte, zda vyžaduje promazávání olejem nebo mazacím listem. Prodáváme jak olej Rexel určený pro velké skartovačky, tak mazací listy dostupné v různých velikostech, které vaši skartovačku udrží ve skvělém stavu. Mazací listy lze použít do jakýchkoli skartovaček a vkládají se úplně stejně, jako listy A4 určené ke skartování.

Nahoru

Upozornění v reálném čase

O krok napřed jsou v oblasti údržby naše skartovačky Auto+ SmartTech. U těchto zařízení s automatickým plněním nemusíte odhadovat, zda už nastal okamžik, kdy je nutné provést údržbu.

Skartovačky navíc můžete používat společně s chytrou aplikací Rexel Auto+ SmarTech.
Ta uživatele informuje o dokončení skartování nebo zasílá upozornění, že je nutné vyprázdnit koš nebo provést údržbu skartovačky.

Skartovačky Auto+ SmarTech ocení obzvláště manažeři kanceláří, které se potýkají s jejich vytížeností. Tyto chytré stroje totiž umožňují maximalizovat svou dostupnost, což pomáhá zajistit, že zaměstnanci dodržují pravidla spojená s ochranou dat na tištěných dokumentech.

Nahoru
Nahoru

Běžné obtíže se skartovačkami

Všechny skartovačky, od těch nejmenších a nejlevnějších až po ty nejpokročilejší, nás občas dokáží potrápit.

Nahoru

Proč se ve skartovačce zasekává papír?

Papír se většinou zasekává tehdy, pokud ho do skartovačky vkládáme příliš mnoho nebo pokud skartujeme nevhodný materiál. Může to ale také být náznak, že je potřeba použít vhodný olej a skartovačku promazat.
Zaseknutý papír může být pěkně nepříjemná záležitost, obzvláště pokud potřebujeme zlikvidovat velké množství citlivých dokumentů. Proto doporučujeme držet se pokynů pro údržbu zařízení.

Proč skartovačka nefunguje?

Pokud skartovačka nefunguje, souvisí to ve většině případů s následujícími příčinami:

  • Skartovačka je přehřátá - potřebuje čas na vychladnutí

  • Elektrická skartovačka není správně připojena ke zdroji energie nebo je vypnutá

  • Zkontrolujte, zda je správně nasazená řezací hlava a koš

  • Ve skartovačce se zasekl papír

  • Skartovačka je poškozená a potřebuje do servisu